Cómo diseñar un plan de formación

“Los buenos profesores son caros; pero los malos, lo son todavía más”

Bob Talbert, famoso columnista

 

He escrito este artículo a petición de algunos clientes tras sesudas conversaciones sobre el tema durante los últimos tiempos. Este artículo está pensado para aquellos que quieren organizaciones humanas basadas en explotar de forma saludable el máximo potencial de las personas que trabajan en ellas. Deja de leer a partir de esta línea si tu intención es continuar diseñando planes de formación en serie sin apenas reparar o reflexionar sobre la utilidad de las acciones formativas que diseñas. Aunque trabajo para todo tipo de organizaciones, ya sabes que solo escribo para fomentar organizaciones humanas, beneficiosas y saludables para todos. Comenzamos.

 

UNA CLAVE FUNDAMENTAL QUE TE HARÁ AHORRAR MUCHO DINERO

A la hora de planificar un plan de formación el mayor error que cometen los responsables de estos departamentos es dar la espalda a su organización. Recuerda siempre este consejo:

• Busca respuestas dentro y no te dediques a coleccionar información de fuera. El conocimiento no sirve de nada si no se lleva  a la práctica (sabiduría). Los contratistas de formación suelen convertirse en consumidores compulsivos de datos o conocimiento externo y en ciegos sordomudos del conocimiento y la sabiduría interna. Es lo que yo llamo diseñar un plan de formación “como pollo sin cabeza”. Es fundamental que comprendas que tienes una gran cantidad de conocimiento dentro y que tu plan de formación no debe partir de la base de que no tienes esta riqueza sino de que debes tan solo descubrirla y mejorarla. Entiende a tus empleados como personas útiles y capaces, no como consumidores de nuevo conocimiento. Para eso ya está internet. El paradigma ya ha cambiado. Ahora los foros de formación deben ser lugares de encuentro y actividad práctica y real. Este enfoque, créeme te ahorrará grandes cantidades de dinero. Porque siempre habrá expertos y “certificados” en nuevas herramientas pero siempre muy pocas personas que sean capaces de explotar el verdadero potencial que tienes. En cada documento de caja de herramientas que entrego a mis clientes tras las intervenciones recuerdo siempre una famosa reflexión de Carl Gustav Jung: “Conozca todas las teorías, domine todas las técnicas, pero al tocar un alma humana sea tan solo otro alma humana”. ¡RECUÉRDALO!

 

2 CLAVES QUE NECESITAN TODAS LAS PERSONAS DE TU ORGANIZACIÓN

La mayor parte de mi tiempo desde que comencé mi andadura en la Iniciativa, he trabajado apoyando a personas y equipos de personas en dos aspectos clave que me llevan a escribir este artículo:

• El primero de ellos consiste en ayudar a personas y equipos mediante técnicas y modelos de conducta saludables a sanear sus relaciones humanas. Es una necesidad común a todas las personas y encuentro un estado de inconsciente colectivo muy avanzado cada vez que inicio algún acompañamiento. Suele estar siempre asociado por un lado a una falta de dedicación de tiempo y recursos al cultivo de espacios de comprensión mutua y entendimiento; y por otro a una carencia formativa y una falta de interés evidente en el ciclo de aprendizaje de las personas a lo largo de su vida (sistema educativo escolar, superior y trabajo). Significa esto que la formación en inteligencia emocional, relacional o humana sigue viéndose reiteradamente aplastada por el criterio economicista de nuestros sistemas de desarrollo, relación y aprendizaje (escuela, ocio y empleo). Formar a los equipos en la importancia y el enorme poder de la comunicación y el fomento de relaciones humanas, es por tanto obligado en casi todas las intervenciones.

• El segundo de ellos consiste en hacer que encuentren el verdadero sentido de las acciones que planean y ejecutan (la razón última). He comprobado en estos años cómo el desequilibrio, la disonancia y el ruido ocupan un alto porcentaje del tiempo y el cerebro de muchas personas. Esto les impide fijar y ser fieles a un objetivo e incide drásticamente en su productividad y en la obtención de resultados. La falta de consciencia y el automatismo son tónica general en el funcionamiento y la realidad diaria de mis clientes. Asociados a estos indicios, hallo además pérdida de confianza en el mensaje y un regusto común a desengaño. La mayoría de clientes con los que empiezo a trabajar no creen en que el esfuerzo que van a realizar conmigo les lleve a ningún sitio. Al comienzo de las intervenciones, muchos incluso me dicen abiertamente que no creen o no respetan mi labor ni mi trabajo; y los menos me dicen que agradecen mi presencia. Al término de las intervenciones con todos ellos -tanto los crédulos como los incrédulos- su media de satisfacción es actualmente de 9,32 sobre 10. Este dato ha reforzado mi creencia de que la mayor parte de personas con las que trabajo quieren realmente mejorar su situación si bien equivocan desastrosamente su camino.

 

12 ERRORES QUE DEBES EVITAR EN TU PLAN DE FORMACIÓN

Como facilitador, formador y agente de cambio, cuando tengo un acuerdo con un cliente lo cumplo en los términos acordados. Como profesional, hay no obstante comportamientos y decisiones deseables y otros poco deseables a la hora de contratar una formación. Algunos vacíos y errores de base que sistemáticamente cometen mis clientes por desconocimiento son sencillos de resolver. Suelo advertir de esta clase de peligros antes de la prestación del servicio pero a menudo el rodillo de la planificación y la falta de visión pegada a la realidad, impiden programas de capacitación más provechosos para las organizaciones.

Este sería un listado de los errores más comunes. Quiero compartirlo contigo, lector o lectora, para que tú no los repitas. Son algo así como los PELIGROS que debes evitar:

• No diferenciar entre formaciones técnicas (capacidades) y prácticas (habilidades). Como proveedor de servicios a veces soy tan solo uno más de varios y mi mensaje es uno más entre otros para aquellos que planifican el calendario formativo en hojas excel. A su modo de entender, es igual formarse en herramientas ofimáticas que en Innovación y en este sentido tan solo hablamos de “otro curso”. En la práctica cuando concluyo las intervenciones los testimonios de los empleados echan por tierra esta perspectiva. En 3 de cada 4 ocasiones las personas que asisten a los talleres y sesiones manifiestan una necesidad abierta de dedicar más tiempo a este tipo de contenidos declarando que son la base de cualquier otra destreza o tarea dentro de la empresa. Por mi experiencia y debido al formato, alcance, impacto y resultados de este tipo de intervenciones, el cultivo de estas habilidades transversales (trabajo en equipo, productividad, liderazgo, comunicación, relaciones, estrategia,…) no puede ser considerado en absoluto una parte más de planes de formativos enfocados a la formación de capacidades (conocimientos técnicos o procedimentales). Antes bien aquellas habilidades favorecen el adecuado desempeño de estas y nunca al contrario.

• Fijar un plan de formación cerrado. Los técnicos de RRHH o formación de muchas organizaciones, tanto como los responsables de ambas áreas, suelen cometer este error con frecuencia. Manejan paquetes de dinero para la formación que deben distribuir de acuerdo a un presupuesto y tienden a cerrar completamente el plan de formación sin posibilidad de variación o cambio. Esto implica que si una formación o intervención ha sido muy exitosa, no puede establecerse continuidad hasta el siguiente año en el mejor de los escenarios. Es conveniente por ello contar con una reserva de recursos para posibles contingencias.

• Partir de la visión del departamento de Formación y no de las necesidades reales de los empleados. Testear continuamente las necesidades de los empleados es probablemente la mayor garantía de éxito de cualquier acción formativa. Partir de ellos es garantizar satisfacción e identificación con su proceso de mejora. Existen métodos para estar en contacto con esa necesidad. Entre ellos quizás el que más recomiendo es contar con la visión de los responsables de departamento o área a la hora de planificar la formación. En este sentido recomiendo cautela a la hora de realizar promesas o acordar compromisos, ya que las necesidades -por mi experiencia- suelen ser mucha y los recursos siempre limitados. Un adecuado y compensado diálogo entre las partes es generador de éxito.

• Abarcar mucho para no llegar a nada. Existe una fiebre incomprensible no solo por diversificar la formación de los empleados con varios proveedores sino también con un número de contenidos cuanto mayor mejor creando catálogos formativos multicolores y vistosos y formaciones de 2 a 4 horas. En la práctica esto implica no profundizar ni concluir nada y ejecutar cursos inservibles desde el punto de vista pedagógico centrado en la necesidad del empleado. En mi caso concreto, suelo negarme a prestar servicios de este tipo.

• Diseñar planes de formación a corto plazo. Este es probablemente uno de los mayores males que he encontrado. La contratación de servicios de formación o de RRHH en las organizaciones suele no estar asociada a una visión a largo plazo. Las consecuencias son a menudo peores que no haber iniciado nada debido a que los miembros continuamente entienden este tipo de acciones formativas como una molestia cuya utilidad no identifican con claridad.

• Tener una relación desproporcionada entre recursos invertidos y expectativas de éxito. En el ejemplo concreto de las habilidades transversales, algunas personas se acercan a la Iniciativa pidiendo “mejorar las relaciones en su equipo”, “mejorar el clima de trabajo”, “resolver conflictos y diferencias entre partes” o bien “ayudarme a sacar esto adelante”. A juzgar por mi experiencia y la de muchos colegas de cambio con los que comparto diariamente impresiones, la cultura de contratación de servicios de acompañamiento (facilitación, consultoría artesana, coaching,…) es una cultura 100% curativa en el actual panorama empresarial de España. Esto quiere decir que no suelen contratarse servicios de mantenimiento o de generación de culturas sanas, sino parches o -como yo digo- resurrecciones. Es conveniente que comprendas que no existen los milagros y que un trabajo continuado y espaciado en el tiempo tendrá siempre mejores resultados que un “trabajo expréss”.

• No contar con tus empleados como posibles formadores de otros empleados. Nadie como ellos conoce su realidad. Entender que tan solo aquellos que venimos de fuera somos los que realmente sabemos qué hay que hacer en tu empresa, es como entender que todo el que huele flores puede ser un fantástico y admirable jardinero. Tus empleados pueden formar una red de capacitación interna que habilite a nuevas incorporaciones o que contribuya a establecer una escuela continua similar a un banco de conocimientos en los que unos pueden enseñar a otros experiencias y lecciones aprendidas. El valor de tu organización está dentro, tan solo debes aprender a escucharlo y darle foros y espacios para crecer.

• No contar con tus formadores externos para el diseño de tu plan de formación. Si vas a contratarnos o contratar a otros, pregúntanos qué pensamos del plan de formación. Probablamente tu tendrás una visión muy buena de cómo hacerlo pero nosotros prestamos servicios en cientos de organizaciones y podemos darte opiniones y feedback relevante por el mismo precio. Aprovéchanos porque si queremos que seas un cliente, no podremos negarnos a que cuentes con nosotros.

• Manejar tarifas abusivas con profesionales externos que impidan la prestación de un servicio de calidad. Si no tienes mucho dinero para formación, es mejor que no contrates mucho y mal sino poco y bien. Elige en ese caso dos o tres formaciones claves pero bien diseñadas que dejen buen recuerdo en tus empleados y que valoren el trabajo del formador o el profesional que acude a echarte una mano. Si por el contrario tiendes dinero, no pierdas el tiempo regateando tarifas y se honesto y claro con aquello que puedes invertir, y coherente con el esfuerzo que puedes dedicar. Si el profesional se siente valorado y contento dentro de una tarifa digna, aspectos de valor añadido como la entrega de materiales de apoyo tras la acción formativa, su buena actitud en la formación o la satisfacción genuina de los asistentes vendrán por sí solos.

• Elaborar un plan de formación basado en salvadores de la Tierra, gurús y redentores. Tengo amigos que juegan el juego del gurú y del experto y que cobran grandes cantidades por ello. Las cobran porque se las pagan. Yo mismo he realizado ventas de gurús porque creo que este tipo de acciones formativas (conferencias, master classes,etc…) deben existir. También creo que no deben copar tu plan de formación. Yo elijo no ser un gurú pero respeto que otros lo sean. Pienso en otras palabras que lo más importante de tu plan de formación no puede ser una persona externa que venga a soltar un rollo. Por muy divertido o bueno que sea. Eso dice muy poco de tí como contratante y como persona pegada a las necesidades de tus empleados. A nadie le gusta que alguien o algunos vengan a decirle de forma reiterada cómo hacer las cosas. A la gente -aunque no lo creas así lo vivo a diario- le gusta que le hagan hablar y participar, a tus empleados les gusta trabajar siempre y cuando se les tenga en cuenta para ello. El equilibrio gurú y formadores que te recomiendo es no más de un 20% gurú (perspectiva ESCUCHAR SU MENSAJE) y un 80% para todo lo demás que realmente importa (perspectiva HACER COSAS REALES). ¿Cómo distinguir a un gurú de un profesional de la formación? Un gurú no se molesta en adaptar su mensaje a tu necesidad, un profesional de la formación hace exclusivamente eso. Un gurú es aparente, vistoso y causa buena sensación cuando está pero todo el mundo le recuerda como una anécdota graciosa cuando se va. Un profesional de la formación no suele ser muy aparente, tampoco muy vistoso pero es recordado siempre por la utilidad de aquello en lo que vino a trabajar. De un gurú se recuerdan frases, de un profesional de la formación se recuerdan sensaciones, aprendizajes prácticos y destrezas.

• Confundir la formación con programas de coaching, facilitación o consultoría. Un curso no es un proyecto, es un curso. Esto implica el siguiente formato: Durante un tiempo limitado, una persona concreta se presenta en tu empresa para mejor o hacer que otros puedan aprender algo. Esto significa que si quieres alguna otra cosa de mayor alcance, es necesario entenderla como “otra cosa de mayor alcance” con otros recursos dedicados. Sobre estas necesidades te recomiendo leer el artículo Cómo contratar el cambio que te resultará orientativo sobre las diferentes opciones del mercado para tu toma de decisiones.

• No contar con las ayudas económicas públicas de las que puedes beneficiarte. Consulta a profesionales de la formación para informarte sobre las ayudas públicas de crédito formativo que pueden ayudarte a planificar tu plan de formación para el nuevo año. Existen de acuerdo a tu región o ciudad, diferentes incentivos y apoyos económicos que pueden facilitarte la labor en cuanto a búsqueda de recursos. No los olvides.

Espero haberte ayudado, lector o lectora, a la hora de planificar la formación de tu organización.

 

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Consulta nuestro catálogo de servicios de acompañamiento al cambio y formación y solicita más información a david.criado@vorpalina.com